Пожалуйста, отключите AdBlock!
AdBlock мешает корректной работе нашего сайта.
Выключите его для полного доступа ко всем материалам РБК
Анализ данных предприятия: надо ли изобретать велосипед?
Материалы выпуска
Как заставить информацию работать эффективно — и без всякого волшебства Экспертиза Анализ данных предприятия: надо ли изобретать велосипед? Инструменты «Третий глаз» руководителя или как EXCEL помогает разобраться с запасами Инструменты
Инструменты Калининград,
0
Материалы подготовлены редакцией партнерских проектов РБК+.
Материалы выпуска
Партнер статьи:
Анализ данных предприятия: надо ли изобретать велосипед?
Карго-культ наоборот: туземцы делают самолеты из бревен, чтобы получить подарки от богов. Наши менеджеры работают с совершенным программным обеспечением, но пользуются им для «забивания гвоздей».

На дворе 2006 год. Это важно для повествования.

Иду по центральной площади города. Звонок мобильного. У меня правило — брать трубку всегда, если свободен. Особенно если это клиент с вопросом. Их вопросы не дают моему курсу оторваться от реальной жизни.

Слышу в трубке:

«Олег, а подскажите: как в Excel сделать больше чем 256 столбцов?».

В ответ немая сцена:

«Ээээээ, а зачем вам?».

Клиент пускается в долгие объяснения, которые я прерываю тем, что напрашиваюсь в гости посмотреть на это «чудовище», которому 256 столбцов мало…

Я не смог ответить на этот вопрос, потому что в том, уже далеком, 2006 году не было никакой возможности «расширить» рабочий лист. Разве что переписать Excel заново.

Тем клиентам я помог, приехал и рассказал, как надо перестроить свой учет, чтобы он стал «универсальным» и больше не потребовалось придумывать экзотические решения. Заодно научил их построению отчетов при помощи сводных таблиц.

Но уже через год мои клиенты мне не позвонили бы. Потому что в 2007 году произошла настоящая революция. Вышел в свет Excel 2007, который предоставил возможность работать с листами, у которых более миллиона (! ) строк и 16 тысяч столбцов. И я представил таблицу, которую они хотели построить. И не просто представил, а реализовал.

Вот ее «фотография»:

(Вот по этой ссылке вы можете скачать этот файл и поработать в нем)

Полюбуйтесь. Почему нашим героям не хватило двух сотен столбиков? Да потому что они целый год решили расположить на одном листе. А учитывая, что на каждый день им надо записывать информацию о двух событиях (количестве отгруженной и собранной продукции), им потребовалось бы использовать 731 столбец (733 в високосный год).

Вы уже попробовали докрутить скачанную таблицу до конца?

А теперь представим, как Петрович, главный инженер этого небольшого завода по сборке велосипедов, будет готовить годовой отчет.

Он встанет в самый конец таблицы… нажмет «равно» и будет складывать по одной ячейке.

Чертыхаясь и отгоняя внуков (или сотрудников), ведь ему сейчас надо 365 раз (! ) сложить по одной ячейке. Да, признаюсь, есть в этом частном случае способ посчитать результат побыстрее, но он потребует достаточной квалификации от нашего почти вымышленного героя. А откуда у человека, который умеет руководить производством велосипедов, такая квалификация?

Справился он. Успел до новогодней ночи. А наутро ему звонит собственник с просьбой… разбить отчет поквартально. И, кряхтя, идет Петрович снова за компьютер. Следующий вопрос будет про «помесячно». А после вопроса

«У тебя, Петрович, производительность по субботам не падает?»

наш герой пишет заявление об увольнении, потому что это не совсем тривиальная задача.

В чем секрет моей методики работы? Я учу вести учет в некоей универсальной форме, которую в шутку называю «водопадом». Вот мой клон ведомости от Петровича (лист «База» в скачанном файле). Это непрерывный поток информации, направленный вниз.

Во-первых, эта форма позволяет не «изобретать велосипед» каждый раз, когда надо настроить учет в каком-либо бизнес-процессе. Основная ошибка современных пользователей — придумывать уникальное для «уникальных» задач. Мой подход показывает, что большинство задач по учету и анализу данных на предприятии имеют единое типовое решение. И что на самом деле знать Excel досконально не так уж и надо.

Для получения большинства отчетов достаточно владеть инструментом «Сводные таблицы». И это второе преимущество «водопадной» работы с данными. Сводные таблицы есть в Excel более 20 лет, и они позволяют получать ответы на свои вопросы к данным предприятия за считанные… секунды.

На занятии я предлагаю своим слушателям фокус. Я прошу придумать ЛЮБОЙ вопрос, который может заинтересовать собственника по результатам работы завода за год. И я на их глазах строю отчет не более чем за 1 минуту. А еще через час с небольшим они сами строят такие отчеты.

Вот несколько примеров с подтверждающими видео.

1. Отобразить помесячную динамику сборки и отгрузки «велосипеда 1».

2. Велосипед какой марки был лидером по отгрузке во втором квартале?

3. Падает ли производительность завода по субботам?

Собственно, на манипуляции мышкой уходит несколько секунд.

Теперь скачайте файл с построенными отчетами.

Процесс построения отчетов надо рассматривать как производство — производство информации. И как на любом заводе качество полуфабриката (в нашем случае данных «на входе»)  — залог успешной работы.

Именно поэтому на своих семинарах вначале я уделяю столько внимания качеству сбора и представления исходной информации. И только после того, как информационное «сырье» приобретает достаточные для производства параметры, мы применяем несколько стандартных схем обработки.

Только такой подход превращает обработку информации в эффективный и результативный процесс. Надо уходить от работы с данными как от «искусства, недоступного простым смертным» и превращать ее в стандартизированную деятельность. В наш век только такой индустриальный подход имеет место на существование. Мы не можем надеяться на то, что все менеджеры вдруг станут гениальными аналитиками. Да это и не нужно. Нам не надо «изобретать велосипед». Давно уже придуманы все механизмы и схемы. Осталось только научиться ими пользоваться и внедрить их в повседневную практику. Чем я и занимаюсь последние 20 лет.

Более подробно узнать о моих семинарах и консультациях можно на сайте vidyakin.biz